Beginpagina‎ > ‎Organisatie‎ > ‎

Privacy verklaring

Ledenadministratie van de erfgoedvereniging Dye van Best en AVG

De van toepassing zijnde eisen aan de ledenadministratie van Erfgoedvereniging Dye van Best zijn vastgelegd in artikel 14 van het Huishoudelijk Reglement goedgekeurd door de Algemene Ledenvergadering van 13 maart 2018 en zijn als volgt.

De volgende vereisten zijn van toepassing op ledenadministraties van onze vereniging: 

a. toestemming van het lid voor het verwerken van de gegevens; 
b. juist en nauwkeurig bijhouden van de lidgegevens;
c. beveiligen van de lidgegevens;
d. op verzoek inzage verlenen in de eigen opgeslagen lidgegevens;
e. uitsluitend gebruik van de lidgegevens voor het doel waarvoor ze verzameld zijn;
f.  het recht om de organisatie te vragen hun persoonsgegevens te verwijderen.  

De huidige en nieuwe leden geven  door hun lidmaatschap en het aanvaarden van dit Huishoudelijk Reglement toestemming aan het bestuur om de gegevens van het lid te beheren.  

Doel van de ledenadministratie:
- Beheer van het ledenbestand
- Distributie van contactbladen, nieuwsbrieven, correspondentie, uitnodigingen voor deelname aan activiteiten, lezingen
- Aanschrijven t.b.v. de inning van contributie

Gegevens die vastgelegd zijn in de ledenadministratie:
- Achternaam, Titulatuur, initialen
- Postadres
- Postcode
- Plaatsnaam
- E-mail adres
- Telefoon nummer
- Jaar van lidmaatschap
- Soort lid (bestuurder, werkgroep lid of coördinator, onderscheidingen)
- Datum laatste wijziging
- Code van de bezorger van nieuwsbrieven, contactblad.

Gegevens die vastgelegd zijn van externe relaties van de erfgoedvereniging Dye van Best
- Achternaam, Titulatuur, initialen
- Postadres
- Postcode
- Plaatsnaam
- E-mail adres
- Telefoon nummer

Software voor beheren leden administratie en de relaties
Een software pakket is in gebruik op de  PC van de secretaris van Erfgoedvereniging Dye van Best, met een back-up kopie op de Heem-PC
De PC van de secretaris is met een wachtwoord beveiligd.

Gegevens die separaat bewaard worden in een Excel-sheet op de beveiligde PC van de secretaris van de erfgoedvereniging Dye van Best .
- Achternaam, Titulatuur, initialen
- Postadres
- Postcode
- Plaatsnaam
- Jaar van 25- en 40 jarig jubileum
- Jaar van begin en einde lidmaatschap

Verspreiding van de gegevens
- Periodiek wordt een ledenlijst uitgedraaid voor de bestuursleden van de erfgoedvereniging Dye van Best
- Voor distributie van contactbladen en nieuwsbrieven in Best worden looplijsten met naam, adres en  woonplaats gemaakt voor de bezorgers 
- Voor distributie per post wordt per zending een Excel sheet geleverd aan de uitgever EDITOOL dat de Excel sheet vernietigt na gebruik
- E-mail adressen van leden en relaties zijn vastgelegd in de rubriek “contacten” van het      Google e- mailadres van het secretariaat en de                                   penningmeester. Hiervoor is van      toepassing de privacy verklaring van Google voor Google-services.
- Mutaties in het ledenbestand worden door de secretaris doorgegeven aan de     penningmeester en gepubliceerd in de Nieuwsbrief. 

Best, 15 mei 2018.